記帳代行

データのやり取り

当社では記帳代行に必要な領収書等の資料を郵送で送ってもらい、その領収書等を基に種帳簿書類を作成しています。
遠方のお客様で、郵送による場合日数がかかることや、領収書等の原本を郵送することに抵抗がある・原本は自社ですぐにファイリングしたいといったお客様については資料をデータで送っていただく事で対応しております。
必要書類が不足していた、追加で取引があったなどと言った場合に追加資料のみをデータで送っていただいても結構です。

ファイル形式
受け付けているファイル形式は以下のとおりです。
・PDFファイル(*.pdf)
・テキストファイル(*.txtや*.doc等)
・画像形式(*.bmpや*.jpg等)です。
・取引を記録したエクセルシート等
当社ではWindowsOS搭載PCを利用していますので、WindowsOSで取り扱うことのできるデータ形式のみ受け付けております。
その他のファイル形式についてはコチラからお問い合わせください。

必要な事項
書類をデータで当社に送って頂く場合には次の事項がわかる物を用意してください。
・日付
・取引先
・取引の種類(現金取引・掛取引等々)
・金額
・必要があればその他連絡事項
なお、通帳の摘要欄に取引先が書かれていない所についてはメモをお願いします。
処理時に不明なものについては取引先との取引内容を確認させて頂くことがあります。

具体的な方法

・領収書や請求書、通帳をそのまま画像データにして頂いて送っていただく。
・具体的な取引内容を記録したデータを送っていただく。
 例1)文章で日付・取引先・金額・取引内容を記録する。
    5/6 HIJ商店で○○を現金500円で購入した。
    8/1 K大家に7月分の家賃5万円を現金で支払った。
    
 例2) Excelなどで日付・取引先 ・金額・取引内容を記載した表を作る。

    A   B   C   D
  1 5/6 HIJ商店 500  現金で○○購入 
  2  8/1  K大家  50000  現金で家賃支払 

上記例以外の形式でも、必要な事項がわかる物であれば大丈夫だと思います。
なお、領収書等の帳簿書類は会社法や税法で保存期間が定められています。
税法上7年間、会社法上10年間の保存が求められることとなります。
当社にデータとして送る場合であっても必要書類はファイリングして保管するようにしていください。

なお、原始帳票以外の形態で、日頃からお客様の方で仕訳帳や出納帳をデータ形式で作成している場合はそちらを送って頂ければよいかと思います。
ただし、特殊なソフトウェアを必要としない物(Excelなどで作られた物)に限らせていただきます。

サポートページ で当社推奨のExcelシートをご紹介しています。
お客様において未だ決まった形式のデータ形式の帳簿を付けていないという場合には料金がお安くなる当社推奨の形式をご検討ください。

データ形式による納品
領収書等の書類をデータで送っていただいたお客様のみならず、送っていただいた書類を基に当社が作成した帳簿書類等をデータによりお送りすることが可能です。
データによる納品についてはコチラをご覧ください